Система эффективного взаимодействия.

26.12.2014 Система эффективного взаимодействия. Концепция управления эффективным взаимодействием или по-английски Efficient Cooperation Management (ECM) заключается в том, чтобы создать условия для людей с разным уровнем квалификации и навыков успешно совместно работать над каким-либо проектом.

Существуют несколько описаний эффективности, все они сводятся примерно к одному: «Достижение результата с минимально возможными издержками». Под издержками можно понимать что угодно: материальные ресурсы, энергетические или финансовые. Все эти виды ресурсов являются возобновляемыми, меняется только их стоимость. Единственный ресурс, который расходуется без восстановления – это время. Поэтому с этой точки зрения попробуем взглянуть на эффективность.

Человеческая жизнь только в детстве кажется бесконечно долгой и счастливой, по мере взросления мы убеждаемся, что она скоротечна и практически нереально реализовать все задуманные проекты. Мы говорим, что многое зависит от таланта, одаренности, удачи или везения. На самом деле, везет тому, кто везет. И не обязательно для этого работать до изнеможения. Здесь речь идет, скорее, об умении разумно организовать свое время. Если человек сможет правильно распределить свое время на работу и отдых, полезное и приятное, то, скорее всего, он будет успевать многое, у него будут на это силы, и он не потеряет интерес ко всему тому, что он делает. Это, на наш взгляд, некая формула счастливого человека.

Именно, исходя из этой формулы, мы и начали построение нашей системы, и подошли к термину «производительность труда». И к объяснению того, почему в России она низкая? Это вопрос не национальный, это вопрос общечеловеческий.

Все упирается в рациональное использование драгоценного ресурса – времени. Современные технологии шагнули очень далеко и позволяют нам решать множество задач, находясь на одном месте: связываться друг с другом и делиться необходимой информацией, обучаться, находить оптимальные маршруты движения и многое другое. Все это экономит уйму времени. Надо только научиться пользоваться этими технологиями.

Записки на клейкой бумаге, календари, блокноты-органайзеры и записные книжк, - все это позволит освежить память при написании мемуаров, но не поможет быстро найти нужную информацию.

На рынке присутствуют ИТ решения для частных задач, но их основные недостатки – это высокая стоимость, сложность обслуживания и, самое главное, время на постановку и описание задачи может занимать больше времени, чем ее исполнение, т.е. отсутствие оперативности.

По сути, мы исходили из системы управления боем, когда оперативная обстановка меняется очень быстро, и время на внесение необходимых данных должно быть сопоставимо отдаче устного приказа.

В итоге система вобрала в себя все существующие компоненты:
BPM – business process management, CRM – customer relationship management, ECM – enterprise content management, почтовый сервер и коммуникатор, систему глобального позиционирования и многие другие.

Эта концепция и положена в основу ECM системы.

Под проектом можно понимать что угодно: например, проведение благоустройства во дворе, устройство водопровода или электричества на дачном участке. С точки зрения бизнеса под проектом можно подразумевать коммерческую сделку. Как правило, над ней работает множество людей из разных отделов. Сделку можно разбить на несколько этапов: например, заключение договора, выполнение работ или поставка товара, закрытие обязательств бухгалтерскими документами и оплата. Каждый этап состоит из некоторой последовательности действий, которые, в свою очередь, выполняются конкретными работниками. Перечень таких действий, направленных на достижение конкретного результата, назовем бизнес-процессом, а конкретную последовательность действий маршрутом.

Основные ключевые компоненты системы:
1. Конструктор бизнес процессов. Он позволяет быстро составить цепочку действий и назначить на каждое действие исполнителя, место, технологию, необходимые ресурсы, бюджет, сроки и прочее. Получается графически отображенная последовательность действий, при этом нет необходимости обладать знаниями программиста все наглядно и понятно, как в детском конструкторе «Лего».
2. Диспетчер задач и уведомлений. По завершении задачи одним исполнителем система назначает следующую задачу. Уведомляется сотрудник, которому назначено новое задание это происходит двумя способами по e-mail и по внутреннему механизму уведомлений.
3. Цветовое уведомление и напоминания. У каждого проекта имеется цветовая шкала прогресса, которая показывает, насколько он выполнен. Помимо цифры указывающей процент выполнения, присутствует также графический индикатор, который в зависимости от ситуации меняет цвет. В системе используется пять цветов: серый – обозначает задачи, которые еще не начаты;
желтый – означает что исполнитель начал работу над задачей;
зеленый – задача выполнена;
красный – выполнение задачи просрочено или задача не взята в работу; синий – часть проекта или весь проект завершён. Такое цветовое оформление позволяет быстро оценивать ситуацию, работая с множеством проектов одновременно.
4. Единая база знаний. В системе реализована справочная система видео инструкции. Это позволяет один раз описать, как правильно выполнить действие. Как правило, новичку назначается наставник, который проводит обучение. В этот момент времени оба не могут выполнять свои задачи, то есть время расходуется нерационально. В нашем случае наставник единожды составляет инструкцию, и она переводится в видеоформат. Получается наглядно и просто, не требуется постоянный инструктаж. Новые сотрудники могут самостоятельно обучаться и повышать свою квалификацию. Назначать задачу можно любому. Если возникают новые идеи по поводу того, как улучшить выполнение задачи, всегда можно переписать инструкцию, а рационализаторов поощрить.

В итоге, использование этой системы позволяет нам: 
Минимально организовать собственные задачи и распорядок дня:
• успевать делать больше за счет рационального планирования (пример, две встречи в разных местах: построение маршрута и расчет времени в пути);
• группировать задачи по проектам (пример, все даты, работы и затраты на автомобиль);
• не держать в голове огромный объем информации. В начале дня компонуем день задачами. Напоминания и уведомления. Возможность ничего не забыть и сконцентрироваться, сберечь нервы.
Максимально выполнить бизнес-процессы сотрудниками, объединенными между собой:
• автоматически назначать задачу после выполнения предыдущей;
• уведомлять и напоминать о новых и текущих задачах;
• тратить минимальное время на коммуникации при постановке задач (описание задачи содержит в себе необходимую информацию: что делать, где, как, с помощью чего, когда, зачем);
• иметь единую базу знаний, возможность обучения для профессионального роста;
• мотивировать.
Сотрудники могут видеть всю цепочку бизнес процесса и понимать свой вклад в общие достижения.


Читайте также:




Возврат к списку